Reportrip - Información turística líder en Latam

5 factores a considerar antes de cancelar su evento

La pandemia de coronavirus ha afectado prácticamente a todos los eventos programados después del primer trimestre de 2020 y ha obligado a muchos a cancelar. Pero con los formatos alternativos y la creciente competencia, ¿cancelar por completo es la mejor decisión? Aquí está nuestra opinión:


Los organizadores de eventos han estado bajo una increíble cantidad de estrés y presión durante los últimos meses, muchos de los cuales han tenido que tomar decisiones desafiantes y complejas para determinar los resultados de sus eventos a raíz del Covid-19.
Algunos lo han pospuesto con la esperanza de que las condiciones mejoren más adelante en el año, pero muchos de esos eventos se posponen más o se cancelan a medida que nos acercamos al cuarto trimestre con menos optimismo del que teníamos a principios de año. Otros han intentado convertir sus eventos en virtuales (aunque solo el 40% lo ha logrado hasta ahora). Casi la misma cantidad ha decidido cancelar sus eventos directamente, sin planes de reprogramar o mudarse en línea hasta 2021.
En general, la cancelación se ha visto como un último recurso, pero sigue siendo una opción que muchos organizadores de eventos consideran. Hay costos para hacerlo más allá de los depósitos obvios perdidos y las tarifas de cancelación. La economía está sobre una base incierta y el panorama competitivo para el contenido de los eventos es cada vez más difícil de navegar.
Teniendo esto en cuenta, es importante sopesar si la cancelación es realmente el mejor curso de acción. Aquí hay algunas consideraciones importantes para tener en cuenta en cualquier decisión de cancelación.
 
Mantener el interés de los asistentes es esencial
Cancelar un evento significa perder una participación significativa y una oportunidad de generación de ingresos, y las posibilidades de recuperar pérdidas pueden ser pocas y escasas en el futuro previsible. Mientras tanto, los eventos virtuales han eliminado muchas de las barreras normales de entrada al mercado de eventos, y los asistentes ahora pueden asistir a eventos de alto perfil desde cualquier parte del mundo. Mientras tanto, hay cada vez más experiencias en línea que compiten por su atención, al igual que una oferta creciente de contenido en línea a largo plazo / basado en suscripción.
Mantener a los asistentes comprometidos es clave para capear la tormenta en curso; es crucial no perder el interés que pueda haber generado en su evento y / o marca.

La mejor manera de mantener a las personas involucradas antes de un evento en vivo, si se hace bien, es una experiencia virtual. Si eso simplemente no está en las cartas, es importante asegurarse de que no pierdan el interés y sigan adelante cuando llegue el próximo evento. Esto podría significar la creación de un foro o una comunidad en línea para generar discusiones y conexiones con los asistentes, o proporcionar otros detalles de contenido con los que puedan participar mientras tanto.
Por ejemplo, la convención de videojuegos E3, que se suponía que tendría lugar en Los Ángeles en junio, se canceló oficialmente en marzo. Sin embargo, han estado publicando actualizaciones y enlaces a experiencias virtuales de desarrolladores de juegos individuales en su sitio web para que su audiencia participe. Esta es una estrategia útil para mantener a las personas comprometidas con su marca, llegando a su sitio como un recurso para actualizaciones de la industria. .
En resumen, no se recomienda anunciar una cancelación sin un plan claro para continuar interactuando e interactuando con el público hasta que pueda reunirse nuevamente, ya sea en persona o en línea.
 
La competencia virtual está aumentando
Muchos eventos virtuales han permanecido gratuitos por el momento, ya que muchas organizaciones los prueban por primera vez, pero si lo virtual continúa siendo más viable como una alternativa que puede brindar valor a los asistentes, la venta de boletos o suscripciones se convertirá inevitablemente en la norma. .
Lo virtual también jugará un papel importante incluso cuando los eventos en vivo regresen y los formatos híbridos se generalicen. Los planificadores que ya hayan implementado con éxito eventos virtuales y hayan involucrado a una audiencia en línea tendrán una ventaja.
Cancelar un evento próximo no solo significa arriesgarse a ser reemplazado por otros que han decidido forjar este año, sino también potencialmente perder ganancias futuras al no dominar lo virtual ahora.
 
La cobertura del seguro puede ser implacable
La cobertura de seguro es una de las primeras cosas que los planificadores consideraron cuando se produjo la pandemia. Si bien algunos pudieron invocar las cláusulas de fuerza mayor en sus contratos, muchos otros, incluida la GSMA, que organiza el Mobile World Congress , se enfrentaron a enormes tarifas de cancelación.
El seguro es claramente uno de los principales factores a considerar al evaluar el impacto financiero de cancelar un evento. Si el seguro de su evento cubre completamente las tarifas de cancelación debido al coronavirus, la cancelación puede tener sentido (aunque continuar involucrando a los asistentes sigue siendo importante, especialmente para eventos más pequeños o menos populares).
Si se aplica el escenario más probable y el seguro no cubrirá la cancelación, probablemente sea mejor optar por una de las otras dos opciones. Los socios y patrocinadores pueden ser flexibles si decide retrasar la fecha de su evento, o puede que sea mejor que haga la transición a virtual para mitigar sus pérdidas.
En el caso del MWC, aunque las partes interesadas del evento sufrieron un gran impacto financiero, es probable que un evento de este tamaño e importancia se recupere. Sin embargo, si los eventos virtuales hubieran sido una solución más establecida cuando se canceló el MWC, probablemente podrían haber recuperado algunas pérdidas al intentar un pivote virtual, especialmente considerando que un evento de base apareció en Barcelona casi inmediatamente después para servir a la audiencia cautiva.
 
Los eventos de larga duración tendrán un regreso más fácil
Algunos eventos tienen un sólido historial de eventos exitosos que pueden tranquilizar a los patrocinadores, así como a una audiencia interesada que probablemente seguirá asistiendo al próximo espectáculo si se cancela este año. Por ejemplo, una exhibición de autos como SEMA sería increíblemente desafiante para traducir a un formato virtual, y dado que ha tenido lugar durante décadas, los organizadores no estaban asumiendo un riesgo insuperable al cancelar el evento de este año.
Por otro lado, los eventos más nuevos que no tienen un historial sólido detrás de ellos pueden tener más dificultades para defender su evento si regresa y cuándo. Es especialmente importante para estos eventos encontrar una manera de preservar su ROI para que no pierdan fuerza o su potencial de regreso.
 
La línea de tiempo para la recuperación es incierta
Incluso si lleva a cabo un evento grande y de larga duración, cancelar bajo el supuesto de que volverá con una explosión el próximo año puede ser imprudente solo debido al entorno económico cambiante. Si bien las cosas parecen algo prometedoras para el desarrollo de una vacuna contra el coronavirus, su efectividad aún no se ha confirmado y el cronograma para su implementación aún está en el aire. Es casi inevitable que el virus siga siendo una preocupación durante el próximo año, especialmente en lugares de los EE. UU. Donde todavía está desenfrenado.
Además del aspecto de seguridad de la reanudación de eventos, también hay que considerar el impacto económico de la pandemia. Si los organizadores reciben demasiado éxito este año, es posible que no estén necesariamente en condiciones de reanudar el próximo año, y los asistentes, muchos de los cuales han perdido sus trabajos desde principios de año, es posible que no puedan justificar el boleto y costos de viaje asociados con la asistencia a un evento.
En el ejemplo de E3, mencionado anteriormente, es probable que no tengan nada de qué preocuparse en términos de reanudar el próximo año, lo que hace que su decisión de cancelar sea más razonable. Las ventas de videojuegos se han disparado desde el comienzo de la pandemia, por lo que es probable que la gente esté ansiosa por regresar a estos eventos el próximo año, incluso después de haberse tomado un año libre.
Sin embargo, no todos los eventos pueden contar con volver a una industria tan saludable.
 
EN CONCLUSIÓN
La pandemia actual ha puesto a la industria de los eventos a prueba, y aunque algunos eventos pequeños están comenzando a reanudarse, todavía habrá muchas decisiones difíciles por delante.
La cancelación aún puede ser inevitable para ciertos eventos, pero definitivamente debe ser un último recurso y siempre debe ir acompañada de un esfuerzo por involucrar a la audiencia de alguna manera en línea hasta que haya un camino claro hacia la recuperación.