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El regreso de los eventos en persona ha despertado mucha emoción, pero no para todos. Los nuevos datos sugieren que los eventos virtuales tienen beneficios de accesibilidad e inclusión que no se pueden ignorar.

Además del impacto ambiental más favorable, los nuevos datos indican que los eventos virtuales e híbridos también pueden eliminar las posibles barreras sociales entre los grupos sociales insuficientemente representados. Con la diversidad, la equidad y la inclusión (DEI) cada vez más en la agenda corporativa, hay razones de peso para los eventos virtuales e híbridos.

Un estudio reciente de tres conferencias STEM en persona comparó el impacto de un pivote de presencial a virtual. El análisis incluyó varias métricas como el coste, la huella de carbono, el impacto del formato de la conferencia y la demografía de los asistentes.

El estudio destaca varios beneficios que los formatos virtuales proporcionan a los asistentes durante los eventos en persona, incluido el menor costo, la ausencia de desafíos de viaje y facilitar la gestión de situaciones de la vida en el hogar, como la salud y el cuidado de los niños.

Los eventos virtuales también pueden facilitar la creación de un sentido de pertenencia entre los asistentes. "Incluso si no se dan cuenta conscientemente, puede impulsar una acción no vista [antes]", dijo la consultora de eventos y ciencias del comportamiento Victoria Matey.

La investigación destacó que las presentaciones abstractas aumentaron entre las investigadoras. Además, la participación general de las mujeres aumentó entre el 60 y el 260 por ciento cuando las conferencias pasaron de ser presenciales a virtuales.

Matey explicó que las mujeres pueden tener más dificultades para viajar por muchas razones: "[Las mujeres] tienden a quedarse en casa con sus hijos más que con los hombres, y simplemente no pueden comprometerse con un viaje de tres o cinco días".

El estudio revela: "Alrededor de la mitad (47 por ciento) de los encuestados de la [conferencia virtual] de la Sociedad de Membrana de América del Norte (NAMS) de 2020 que no planeaban asistir a la NAMS [conferencia presencial] originalmente programada para 2020 indicaron que la razón principal para asistir a la conferencia virtual era la conveniencia".

La investigación también sugiere que las conferencias virtuales aumentan la diversidad de género. Ocho científicos no binarios y dos científicos transgénero asistieron en 2020, en comparación con el promedio 2018-2019 de un científico no binario y cero científicos transgénero. "Sin embargo, cabe señalar que este aumento en la asistencia reportada por científicos LGBTQ podría ser el resultado de una mayor voluntad de identificarse como LGBTQ", afirma el estudio.

Investigación de la industria de eventos

La empresa de eventos globales Freeman encuestó a 1,2 millones de asistentes y a aproximadamente 400.000 miembros del personal expositores involucrados en eventos tanto presenciales como virtuales. Con doce oleadas de investigación realizadas, los resultados reflejaron lo anterior.

Según Ken Holsinger, vicepresidente senior de estrategia de Freeman, la división de asistentes antes de la pandemia para todo tipo de eventos fue del 70 por ciento de hombres y del 30 por ciento de mujeres. Durante el período en el que los eventos tuvieron lugar principalmente de forma virtual (marzo de 2020 a junio de 2021), la división de la asistencia de mujeres a eventos en línea aumentó al 39 por ciento. Durante el mismo período, la división para las mujeres que asistieron a eventos en persona cayó a un mínimo histórico del 21 por ciento.

Estos resultados fueron seguidos por entrevistas, ya que estaba claro que muchas mujeres no regresaban a eventos en persona. Holsinger tenía claro que la culpa de la crisis de cuidado infantil reportada y los efectos progresivos de la pandemia de Covid en la igualdad de género. "Las mujeres están marginadas de manera desproporcionada y afectadas por los impactos del Covid", dijo.

La última investigación de Freeman muestra una división de género muy equilibrada para la asistencia a eventos virtuales, con un 53 por ciento de hombres y un 47 por ciento de mujeres. Sin embargo, la división sigue siendo muy desequilibrada para la asistencia a eventos en persona, con un 75 por ciento de hombres y un 25 por ciento de mujeres.

La investigación también mostró que las mujeres prefieren asistir a eventos entre dos y tres días, y los hombres entre tres y cuatro días.

"Lo que está sucediendo si lees entre líneas es que más hombres van en persona y más mujeres se quedan con ofertas virtuales o híbridas", dijo Holsinger. Los datos también están muy sesgados cuando la asistencia a eventos se relaciona con la raza: "Así que cuando tenemos datos raciales, vemos que las minorías están significativamente más infrarrepresentadas en los eventos en persona que en los virtuales", dijo.

Inclusión

La diversidad también fue un foco de la investigación de Freeman, ya que los encuestados pidieron clasificar a DEI entre los seis problemas a los que se enfrentan los eventos. Mientras que a corto plazo, DEI ocupó el cuarto lugar, fue la prioridad a largo plazo mejor clasificada, lo que sugiere que hacer que los eventos sean inclusivos y accesibles es una prioridad máxima, aunque puede que no se sienta tan urgente como otros.

Freeman también vio una caída del 40 por ciento en la probabilidad reportada de asistir a eventos durante un fin de semana. Es probable que este cambio tenga un impacto en las cifras de asistencia y en la reserva de lugares en el futuro. Holsinger dijo: "Esos fueron los días principales... Tienen mejores ofertas en hoteles. Tienen mejores ofertas en los lugares, y esto es una preocupación. [Los planificadores] deben prestar atención a esto".

La investigación sugiere que ofrecer a los asistentes opciones es el camino correcto. Los planificadores no pueden adoptar un enfoque único para todos. "Creo que vamos a ver que el viaje de los asistentes se parecerá mucho más a un mapa del metro que a un camino lineal", dijo Holsinger.

Proporcionar opciones

No es ningún secreto que los eventos virtuales pueden carecer de la auténtica interacción social y los momentos fortuitos que los eventos en persona suelen proporcionar. "Cada formato tiene sus propias limitaciones", pero la buena noticia, dice Matey, es que los organizadores de eventos ahora tienen una opción con respecto al diseño de su experiencia.

Holsinger compartió esta línea de pensamiento: "Creo que tenemos que volver a la naturaleza muy simplista de decir, ¿qué queremos que la gente piense, sienta o actúe de manera diferente cuando abandone este evento? ¿Cómo diseñamos eventos para esos resultados? Y luego desglosa eso entre las diversas audiencias que necesitamos para participar en la actividad".

Esencialmente, se trata de escuchar a las personas mientras se utilizan los datos disponibles para tomar decisiones informadas y estratégicas de diseño de eventos. Como ilustró Holsinger, esta estructura podría, por ejemplo, significar eventos más cortos con oportunidades de creación de redes regionales, en lugar de un viaje internacional de 12 horas a través de los océanos.

"Creemos que para tener un programa DEI completo, es mejor que [los planificadores] presten atención a lo que sucedió durante el Covid... Los eventos virtuales son un componente clave para mantener los objetivos de diversidad en el futuro", dijo Holsinger.

Para que los eventos sean accesibles donde todos cosechen los beneficios de la colaboración, la innovación, la confianza y el compromiso, los planificadores deben diseñar programas orientados a las necesidades de los asistentes, ya sea que atiendan a mujeres, minorías o personas neurodivergentes.

Fuente:Skift