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En muchos sentidos, los eventos en un mundo previo a la pandemia se centraron en el principio de "cuanto más grande, mejor". Sin embargo, como muestra la creciente tendencia hacia los microeventos, a veces menos es más. Aprenda cuándo los microeventos son la mejor opción y cómo hacerlo bien.

Los microeventos han ganado recientemente un lugar en el centro de atención debido a la sensación de autenticidad básica y relevancia personalizada que pueden generar estas reuniones más pequeñas. El término "microevento" revela la característica definitoria de este tipo de evento: un evento de menor escala que sus contrapartes macro. Un microevento puede tener entre 10 y 100 asistentes. Mientras que los eventos a gran escala del pasado solían albergar a miles de asistentes, esta cifra podría acercarse a las 80 personas en un microevento.

El concepto no es nuevo, pero los factores recientes están impulsando a los planificadores de eventos a repensar tanto sus mejores casos de uso como sus modos de entrega. A veces ocurren como eventos independientes, pero a menudo son parte de una serie más grande, que se lleva a cabo simultáneamente o en secuencia. Este enfoque puede simplificar y complicar el proceso de planificación de eventos: el formato reducido puede hacer que los componentes individuales sean más fáciles de administrar, pero el esfuerzo de coordinar eventos entre regiones puede requerir una cuidadosa previsión.

Sin embargo, si se hace bien, los microeventos pueden ser una solución novedosa para algunos de los principales desafíos de la actualidad y una oportunidad para amplificar las victorias pasadas. Para los planificadores que están pensando en adaptarse a un formato de microevento en el futuro, hay algunos beneficios y consejos reales y tangibles que deben usar para informar su decisión. Aquí exploramos los entresijos del nuevo paradigma de microeventos y cómo hacer que el suyo sea exitoso.

Una alternativa a exponer en ferias

Si bien los eventos en persona han comenzado a recuperarse, muchos expositores de ferias comerciales aún no ven la escala a la que estaban acostumbrados en tiempos previos a la pandemia.

Chris Walker, director ejecutivo de Refine Labs y especialista en marketing de crecimiento, sugiere que los microeventos pueden ofrecer una alternativa a los expositores que generalmente dependen de las ferias comerciales para conectarse con compradores y consumidores potenciales. Walker explica que al organizar microeventos en diferentes regiones en formato roadshow, las corporaciones pueden establecer un canal de marketing en persona para su marca individual. Al mismo tiempo, pueden llegar a un público más amplio capturando y compartiendo el contenido del evento en línea.

A través de este enfoque doble, ya no dependen de las principales ferias comerciales para llegar a una gran audiencia de compradores y socios. En otras palabras, están llegando directamente a su mercado objetivo en lugar de depender de organizadores externos para reunir todo el mercado bajo un mismo techo.

Esencialmente, los eventos en el sitio y la presencia digital funcionan de la mano. "La conexión entre lo que sucede en el campo y lo que sucede en lo digital debe estar mucho más integrada que cómo lo hacen históricamente las empresas", dijo Walker.

7 beneficios clave de los microeventos

La creciente popularidad de los microeventos puede reducirse a tres razones fundamentales, pero los beneficios son muchos. Estas son algunas de las ventajas clave descritas por nuestras fuentes de entrevistas:

1. Mejores oportunidades de conexión

Los eventos más pequeños equivalen a más oportunidades para crear conexiones significativas. La IACC cumplió su Americas Connect 2021conferencia en un conjunto interconectado de microeventos, y los resultados fueron sorprendentes. Mediante el uso de pequeños lugares únicos en varios lugares, la asociación organizó microeventos de 30 a 50 personas a través de un modelo de múltiples centros en el mismo día. Y los números de asistencia más bajos en realidad generaron comentarios positivos. Con grupos más pequeños participando en sesiones educativas, los asistentes pudieron construir relaciones más profundas con sus colegas. "Si eres una persona en 250, la posibilidad de conocer a alguien durante más de cinco minutos es mínima, pero cuando hay un grupo más pequeño de ustedes a lo largo del día o los dos días, se llega a saber más sobre las mismas personas sin perder la comunidad más grande ", dice Cooper. Las personas también se conectaron con otros en diferentes lugares durante todo el día a través de la tecnología.

2. Hiperenfoque

Los microeventos permiten a los planificadores hipercentrarse en la narrativa general y el objetivo de su evento. Gracias a su menor escala, los microeventos son una oportunidad ideal para crear experiencias de eventos totalmente personalizadas y adaptadas que satisfagan las necesidades específicas de una audiencia determinada. Esta estructura se traduce en valor adicional, participación mejorada y eventos híbridos y en persona de alta calidad .

3. Seguridad en números (menores)

La pandemia ha creado nuevas expectativas y regulaciones para los planificadores con respecto a la seguridad de los eventos y las grandes multitudes. Organizar microeventos nos permite administrar nuevos protocolos de salud y seguridad de manera más efectiva y, al mismo tiempo, reducir potencialmente el riesgo de transmisión de Covid.

4. Potencial de ingresos a través de un mayor compromiso

El compromiso puede ser clave para el retorno de la inversión a largo plazo de los eventos, y los microeventos pueden amplificar la interactividad y las conexiones de persona a persona. Por esta razón, ofrecen una excelente oportunidad para mantener los ingresos de los eventos, especialmente cuando los eventos a gran escala no son posibles. Como explica Jones, "la experiencia de microeventos volvió no solo como una estrategia de marketing, sino como un recordatorio de que podemos diseñar con impacto en un formato más pequeño sin perder valor de los ingresos".

5. Sostenibilidad y apoyo comunitario

Debido a su tamaño, los microeventos pueden reducir las emisiones relacionadas con los viajes y, al mismo tiempo, aprovechar a los profesionales, oradores y productos de eventos locales, esencialmente para proteger mejor el medio ambiente e impulsar las economías locales.

6. Equilibrar la accesibilidad con las oportunidades en persona

Los microeventos son una gran alternativa a depender únicamente de eventos virtuales para aumentar la accesibilidad. Cuando los planificadores de eventos eligen organizar múltiples microeventos, brindan a los participantes más oportunidades para conectarse.

7. Autenticidad y creatividad

En un mundo donde la conectividad remota a veces puede parecer alienante, la autenticidad es una prioridad para muchos. Y los microeventos brindan a los planificadores la oportunidad de hacer precisamente eso: crear experiencias auténticas de persona a persona. Además, una mayor flexibilidad y creatividad facilitan la creación de experiencias únicas y exclusivas que resonarán en la audiencia.

Menos es a veces más

Los microeventos pueden no ser la mejor solución para los planificadores que necesitan seguir un enfoque estándar o llegar a una gran base de asistentes. Por ejemplo, este tipo de formato puede no funcionar para aquellos que tradicionalmente han organizado grandes conferencias anuales y están contentos con el status quo. Sin embargo, para los planificadores que buscan agregar algo nuevo a la mezcla mientras obtienen los beneficios, a veces menos puede ser más.

Al volver a lo básico, quizás más planificadores comiencen a ver el valor que pueden brindar los microeventos y opten por reuniones más íntimas que se centren en agregar valor y fomentar una conexión con la ayuda de la tecnología de eventos.

Fuente: Skift