¿Qué sucede cuando verifican los documentos de viaje de un pasajero?
¿Cómo saben las aerolíneas si un documento de viaje es auténtico? ¿Y qué ocurre con los datos de los pasajeros una vez verificados? Estas fueron algunas de las preguntas más frecuentes durante un reciente webinar de IATA sobre la verificación digital de documentos.
En un nuevo artículo, Sean Kheffache, Senior Product Manager de Contactless Travel en IATA, explica el proceso de seis pasos que utilizan las aerolíneas para verificar documentos de viaje y determinar si un pasajero cumple los requisitos para viajar. El artículo destaca cómo los sistemas de verificación digital permiten confirmar la autenticidad de los documentos y procesar la información de forma eficiente y segura.
Según Kheffache, el principal desafío ya no es escanear pasaportes o documentos de viaje, sino extraer correctamente la información de una amplia variedad de documentos y transmitirla a motores de elegibilidad que evalúan el cumplimiento de los requisitos de viaje.
El artículo ofrece una visión detallada de cómo las aerolíneas están modernizando los controles documentales para agilizar el viaje del pasajero, mejorar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento normativo en un entorno cada vez más digital.
Los seis pasos de la verificación digital de documentos
1. Captura del documento
El proceso comienza cuando el pasajero presenta su documento al sistema. Esto puede hacerse desde casa mediante el check-in web o móvil, o a través de un agente en el aeropuerto utilizando una aplicación específica. También es posible cargar archivos en formato PDF o imágenes para determinados documentos secundarios.
2. Lectura y extracción de información
Una vez capturado, el sistema lee la zona de lectura mecánica (MRZ) del pasaporte y la compara con la información visible del documento. Esto permite detectar inconsistencias y mejorar la precisión de los datos extraídos.
3. Verificación más allá del pasaporte
Aunque los pasaportes son relativamente fáciles de procesar por su estandarización, los mayores desafíos provienen de visas electrónicas, permisos de residencia, autorizaciones de viaje y excepciones migratorias, cuyos formatos y requisitos varían significativamente. La capacidad de gestionar estos documentos es donde reside gran parte del valor de la solución.
4. Comprobación de autenticidad
El sistema no solo lee la información, sino que también verifica que los documentos sean genuinos. Para ello analiza elementos de seguridad, detecta posibles manipulaciones y, cuando es necesario, incorpora controles basados en inteligencia artificial. Si se identifica alguna irregularidad, la aerolínea recibe una alerta.
5. Evaluación de elegibilidad para viajar
A través del motor de elegibilidad de Timatic, los datos verificados se contrastan con los requisitos de entrada, tránsito y salida aplicables a todo el itinerario. El sistema comprueba aspectos como vigencia documental, fechas de inicio de visas, exenciones y otros requisitos específicos de cada destino.
6. Integración y devolución del resultado
Una vez completadas las verificaciones, los datos validados se envían al sistema de control de salidas (DCS) de la aerolínea y a otros sistemas operativos necesarios. La solución puede integrarse con los canales existentes de check-in web, móvil, quioscos, autoentrega de equipaje y aplicaciones para agentes.
Lo que no hace Timatic Doc Scan
Timatic Doc Scan no sustituye los controles migratorios de las autoridades fronterizas. Los pasajeros continúan sujetos a las verificaciones oficiales al llegar a destino. La herramienta ayuda a mejorar la calidad de la información y reduce el riesgo de que documentos fraudulentos o inválidos lleguen hasta la frontera.
Sobre los datos
La pregunta que subyace a muchas de las demás, planteada tanto por las aerolíneas como, en ocasiones, por los propios pasajeros, es: ¿qué ocurre con mis datos?
La captura y lectura de los documentos se realizan en el propio dispositivo, lo que evita que la información sensible se transfiera innecesariamente. Los datos están protegidos tanto durante su transmisión como cuando se almacenan, y la información del pasaporte no queda expuesta públicamente.
El período de conservación de los datos lo determina cada cliente en función de sus propias regulaciones de protección de datos, por lo que varía según la jurisdicción. Además, la información no se reutiliza para la elaboración de perfiles ni para mejorar la plataforma, salvo que el cliente lo solicite expresamente. La plataforma subyacente cuenta con certificaciones de seguridad reconocidas.
Hay un caso particular que merece mención porque surgió directamente durante el debate: la llegada de un pasajero indocumentado tras destruir su documento durante el viaje. Como la copia digital capturada se conserva en los sistemas administrativos de la aerolínea durante el período que esta establezca, normalmente sigue estando disponible para ayudar a identificar al pasajero posteriormente.
¿Qué significa esto?
La verificación de documentos dejó de ser un problema de escaneo hace tiempo. Escanear es la parte sencilla. Lo realmente complejo es extraer la información correcta de los distintos tipos de documentos y saber cómo integrarla en un motor de elegibilidad como Timatic, de modo que los pasajeros de toda la red puedan cumplir los requisitos de viaje y completar un proceso de check-in totalmente en línea.
Si se realiza correctamente el escaneo, se consiguen filas más rápidas. Pero si se optimiza todo el proceso, es posible ofrecer una experiencia de autoservicio completa para el check-in fuera del aeropuerto.
Si desea conocer cómo esta solución puede adaptarse a sus rutas y a la variedad de documentos que gestionan sus pasajeros, contáctenos. El webinar ofreció una visión general; los detalles específicos son donde realmente se obtiene el valor.
Más información sobre Timatic Doc Scan aquí.
América Latina
México
Argentina
Colombia
